見積もり回答に対する「採択・不採択」の返事に悩みどころがいっぱい

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どうもこんにちは。管理人の平野です。

私は大阪の町工場で金属部品加工の仕事をしているわけですが、ほぼ毎日のように部品加工のご相談や見積もり依頼を受けています。

その中から、これは自社で。

これは、あそこの協力会社で。

これは、台湾で。

という具合に見積もり作業の振り分けをします。

材料の単価、加工代、運賃など。

台湾企業にお願いする場合は運賃で赤字にならないようにも気を付けます。

とにかく見積もりがなければ仕事が始まらないということが多く、様々な協力会社様にはいつもお世話になってばかりなんです。

もちろん、台湾企業様にも決まるか決まらないか分からない見積もりをお願いして申し訳ないところ。

ですけど、これも仕事の一環なので仕方ありません。

今回は日常業務である見積もりの回答を出した後のことについてのことで書いてみます。

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見積もり依頼の返事はどれくらいの日数がかかるのか?

最近では、会社のホームページに問い合わせフォームがあったりするので、電話をかけることなくメールで見積もり依頼をすることも多いと思います。

ところが、よくあるのはその問い合わせフォームに肝心な加工図面の添付ができない場合です。

この場合は「見積もりをお願いしたいのですが・・・」という問い合わせをすることから入ります。

そして、担当の方から「図面をメールやFAXで送ってください」と連絡があれば図面を何らかの形で送るわけです。

会社ホームページの「問い合わせフォーム」は反応率が悪い

これはあくまでも個人的な見解でしかありませんが、部品加工会社ホームページにある「問い合わせフォーム」に一生懸命に問い合わせ内容を書いて送信したところで、反応率は非常に悪い印象がある。

私も外注先を探す一環で、様々な加工会社のホームページの問い合わせフォームに幾度となく問い合わせをした経験を持つ。

ところが、その日のうちに返答があるのはほんのわずかです。

これは間違いなく言えます。

私は弊社に問い合わせがあった場合、できるだけ即日あるいは翌日には何らかの返答をするようにはしています。

というのも、人間ですから忘れてしまうんです。

「問い合わせフォームに問い合わせが入りました」という自動送信メールが届いたらそのメールを開きますよね。

すると既読になるのでメールファイルは「開封済み」になります。

そこで、すぐ返信せずに「後で」ってすると、他の業務のせいで忘れてしまうんですよ。

その問い合わせがあったことを。

メールソフトを起動させても、開封済みになっているからスルーしちゃう。

多分、そういう理由で返答率が低いんと違うかなぁって勝手に思っています。

それだけ、とにかく返答率が悪いのが会社ホームページにある「問い合わせフォーム」なんです。

まぁ、打率に例えるなら、4割程度ですかね。

もしも本気でその会社に問い合わせをしたかったら「問い合わせフォーム」を利用しないことですね。

本気・緊急の問い合わせは電話で決まり!

私は「見積もりお願い!」って得意先の方に頼まれた場合で自社で出来ない加工品のものは協力会社さんに投げかけないといけません。

ところが、他社のホームページにある「問い合わせフォーム」からだと時間がかかってしまうので、見積もり回答にメチャクチャ日数を要することになります。

そうすると、お客さんも待ちくたびれて「もうええわ!」って言うかもしれません。

これは信用の喪失の危機です。

出来る・出来ないの返事くらいはしないといけないですよね。

なので、私は緊急の問い合わせとして直接電話をかけるんです。

そして「見積もりをしてください!」とお願いする。

そうすれば、高い割合で返答がくる。

ところで、何で自社で加工できない見積もり依頼を受けるの?

という疑問をお持ちの方もいらっしゃると思いますが、その理由は私にある。

何でも聞いて!面倒な加工屋探しを代わりにしちゃうよ~!!

と、少し前から言いふらしていたのです。私。

すると、人間みんな面倒なことが嫌いでしょ?

特に見積もりのために加工屋を探すのってかなり面倒なんですよ。

営業マンは仕事の案件、見積もりの案件を貰いにいくのが仕事であって、その後の加工屋探しはあまり本気でやりたくないんです。

本気でやれるほど時間に余裕がないんです。

なので、その余裕がない部分を私が代わりにやったろかぁ?って言い始めたのがきっかけ。

最初は口コミで広まって、今では弊社社内加工とは全く関係のない仕事まで問い合わせや見積もり依頼が来るようになったのです。

もはや商社業ですね。

だけど、本分は切削加工屋さんですよ。

もちろん、私も実際に機械を動かし金属を毎日削っています。

見積もりに要する日数の限界

見積もり依頼があった場合。

その価格を出すには経験が必要になる。

ずぶの素人がいきなり見積もりできないのは当たり前ですが、この部品加工にどれくらいの時間がかかって、どれくらいの消耗品が必要で、どれくらいの材料費がかかるのか。

そんな細かい計算をしないといけないわけです。

本当はね。

でも、細かい金額を出せと言われたところで、いくら経験を積もうとも即答は不可能です。

仮に即答してもそれは概算。

「たぶん、これくらい」って値段です。

よく私も得意先から「だいたいどれくらいの金額になりそう?」って即答を求められることがありますが、直感で返答します。

だから、大幅に利益が出る場合もあれば、大損することもある。

緻密に計算して見積もり金額を出しても結果的に損する時、儲かる時はあるんですが、予想リスクを加味して保険的に少し高めの金額をつけるときもあります。

そうすれば、万が一費用が想定以上にかかったとしても赤字幅が少なくなりますしね。

ちょっと異質なのは「おそらく、これくらいの金額だったら仕事が決まるだろう」という価格が何となく予想できる場合です。

その時は、予想価格にできるだけ近づけるように見積もり金額を設定していきます。

すると、薄利になるパターンですね。

意外と儲からない仕事だったりするんです。

そんなこんなを色々考え、外注先に部分的にでも加工を手伝ってもらう場合は別途見積もり金額を出してもらっておかないといけません。

材料費の見積もりも材料屋さんにとります。

そうなると、やっぱり2、3日は欲しいのが本音です。

ただ、慣れた形状のものなら即日に回答することは可能ですね。

台湾企業でも見積もり回答の遅い・早いといった企業間の差はある。

見積もり依頼を出してその日のうちに返事がある場合も、4、5日くらい経ってから返事があることも。

ただ、客観的な判断からすれば1週間以内が限界だと私は思っています。

それ以上の日数をかけて返答するのはNG。

1週間以上かかりそうならば、それなりの連絡は客先にしておかないといけません。

見積もり回答に対する結果を教えて欲しい?

昨年、台湾の協力会社を訪れた時に言われたことがある。

「見積もり回答をしたら、その結果を教えてほしい」

ごもっともだ。

わかる。わかる。

見積もり金額が高すぎたのか、あるいはもうちょっとの差だったのか知りたいよね。

でも。

無理。

ゴメンね。

見積もり回答に対する採択・不採択の通知は「注文あり・なし」で判断するしかない

先日もあったことですが、3ヵ月ほど前に台湾企業に見積もり金額を出してもらった案件がありました。

見積もりを出した当初は客先からは何の連絡もありません。

いけると思ったんだけどなぁ。高かったのかなぁ。。。。

そんな見積もりをしたことさえも忘れて3ヵ月経ったある日。

客先から連絡があって「あの時に見積もりしてくれたアレ。決まったから」、「図面残っているやろ?」、「手配お願いね!!」

あの時の ”アレ” ??

アレって何や。

思わず聞いてしまいましたよ。

挙句の果てに3ヵ月前に見積もりした案件の図面って。。。

残っているわけない!!!! ことなかった。

残ってた。

奇跡や(笑)

というように、何と見積もりをしてから3か月後に発注です。

もう、採択・不採択の報告をせよ!と言われたら、見積もりをしてから1カ月経っても注文が無かったので「不採択!」と言ってましたわ。採択なのに。

別件では、見積もりをしてから半年以上経ってから注文になった案件もあります。

もはや、異例中の異例かも。

これらのように、見積もり回答をしてからすぐに発注が決まるものばかりではないという例があるので、台湾企業には「採択・不採択」の連絡はしませんと言ってあります。

私自身が分からないから。

実は見積もり業務が多すぎて、いちいち返事しきれない身勝手な理由もある

上記については、見積もり回答をした案件がいつ発注になるのか予測できないことを理由に「採択・不採択」の返事をしませんと言ってあるのですが、実は身勝手な別の理由もある。

私は日々、見積もり依頼を受けては回答をしないといけない状況にあります。

なので、あまりに多くの見積もり案件が重なると1件1件の「採択・不採択」の返事をしてられないのです。

注文が来たら手配をしないといけませんから、当然連絡を入れます。

いわば、テレビ番組によくある「当選者の発表は商品の発送をもって代えさせて頂きます」ってやつと同じで、「採択の発表は注文書の発行をもって代えさせて頂きます」って感じです。

見積もりだけでなく、工場の現場で機械を動かしたり、営業に回ったり、品物の配達をしたり、打ち合わせに出かけたりと業務を掛け持ちすると、とにかく時間が足りないのです。

そこに追い打ちをかけるように見積もり返答に対する「採択・不採択」を報告するなんてやってられません。

いつか私の代わりに色々と業務を代理してくれる人が増えたら考えてもいいけどね。

たぶん、ずっと無理。

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